Idéia de negócio: digitalização de documentos!

Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a informação como um bem valioso para melhoria do desempenho organizacional, por meio da implantação de processos sistematizados de gestão da informação.

A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e conseqüentemente a geração de conhecimento.

Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável.
Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu manuseio.

A necessidade de utilização de processos sistematizados para gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio de computadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.

Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao encontro dessa necessidade por intermédio da digitalização de documentos.

A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a d isseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.

A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.

A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.
Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:
- Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
- Busca a informação (sistema de indexação);
- Segurança, inviolabilidade dos dados;
- Preservação e durabilidade do acervo;
- Transparência das informações.